Organiseer jij binnenkort een evenement voor jouw bedrijf, zoals een kennisdag of jubileumfeest? Als marketingbureau weten wij dat een succesvol evenement creëren meer is dan de dag zelf. Om een onvergetelijk evenement neer te zetten, delen wij daarom dé evenementen checklist. Deze helpt je bij het plannen en promoten van jouw succesvolle evenement.

We splitsen deze all-in-one checklist op in het volgende: je evenement een eigen identiteit geven, promoten via drukwerk en social media, en nagenieten met fotomateriaal en een aftermovie.

1. Consistentie in branding

Voordat we echt gaan ontwerpen, plannen en organiseren, moet de basis goed zijn. Oftewel: de boodschap moet helder zijn. Voor wie is het evenement, wat wil je bereiken en wat wil je uitstralen? Zorg ten eerste voor consistentie in branding en boodschap op al je online en offline promotie en event om een professionele uitstraling te behouden. Denk aan een passend lettertype, kleurgebruik en illustraties, die zowel in de voorbereiding als op de dag zelf kunnen worden gebruikt. We adviseren dat dit in lijn is met de huidige huisstijl van jouw organisatie, zoals het logo. Zo herkennen genodigden van welke organisatie het evenement afkomt.

2. Drukwerk

Branding klaar? Printen maar! Ten tweede wil je jouw doelgroep uitnodigen om deel te nemen aan het evenement. Met onderstaande marketingtools zorg je ervoor dat je opvalt en de doelgroep triggert:

Flyers: creëer aantrekkelijke flyers met belangrijke details zoals de datum, locatie, line-up en speciale gasten/sprekers om het evenement te promoten. Verspreid deze tijdens contactmomenten met je doelgroep. Geef elke collega, van schoonmaker tot directeur, een setje flyers mee. Laat deze uitdelen tijdens meetings met jullie klanten en andere contactmomenten. Spread the word!

Banners: ontwerp opvallende banners die de eventlocatie markeren en aandacht van voorbijgangers trekken. Dit is tevens in dezelfde, gecreëerde huisstijl, van het event. Van een aanduiding van de parkeerplaats tot het programma in het groot afgedrukt. Genodigden moeten er niet omheen kunnen, dat jouw event op een bepaalde plek is.

3. Social media campagnes

Nu de online wereld niet meer weg te denken is voor onze doelgroep, is het slim om ook genoeg reuring te maken op social media. Door een goede strategie te bedenken voor social media breng jij het evenement onder de aandacht bij je doelgroep.

Contentplan: ontwikkel daarom eerst een gedetailleerd contentplan voor social media dat de betrokkenheid van het publiek vergroot en jouw evenement promoot via verschillende platforms. Een kijkje achter de schermen, FAQ’s, spreker aan het woord of tipje van de sluiter over het programma. Alles om jouw doelgroep warm te maken voor een niet te missen evenement.

Betaalde online advertenties: wil je meer mensen bereiken, dan je eigen (online) netwerk? Maak dan gebruik van betaalde social media campagnes, voor een breder en gerichter publiek. Hiermee vergroot je de zichtbaarheid van je evenement. Dit kan bijvoorbeeld via LinkedIn, Facebook en/of Instagram. Een aankondiging van je evenement kunnen wij bijvoorbeeld verspreiden onder duizenden potentiële genodigden.

4. Beeldmateriaal

Terugblikken op je evenement kan met eventfotografie en een aftermovie. Naast het nagenieten, kan je dit materiaal gelijk inzetten ter promotie van een opvolgend event. Twee vliegen in 1 klap dus!

Eventfotografie: huur een professionele fotograaf in om de hoogtepunten van het evenement vast te leggen, inclusief sprekers, deelnemersinteracties en sfeerbeelden. Maak een lijst met belangrijke momenten die gefotografeerd moeten worden om ervoor te zorgen dat alle aspecten van het evenement worden vastgelegd.

Aftermovie: werk samen met een videograaf om een aftermovie te produceren die de sfeer [M1] van het evenement vastlegt en de emotie en energie overbrengt. Zorg voor duidelijke richtlijnen en verwachtingen voor de aftermovie om ervoor te zorgen dat deze de gewenste boodschap en sfeer weergeeft. Zo maak je jouw evenement onvergetelijk en zorg je ervoor dat het echt indruk maakt!

Door te investeren in bovengenoemde onderdelen, zorg je ervoor dat jouw evenement een onvergetelijke indruk achter laat. Of het nu gaat om creatief drukwerk, professionele eventfotografie of een pakkende aftermovie, elk detail draagt bij aan het succes van jouw evenement.

Wil jij binnenkort een evenement organiseren? Onze strategische content creators, fotografen en cameramannen staan klaar om jou daarbij te helpen. Wat we zoal voor je kunnen betekenen, vind je terug in ons portfolio.

0 Comments

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *